Para que una empresa funcione correctamente debe existir una buena comunicación interna. Los trabajadores deben tener una comunicación pro activa y frecuente con sus supervisores, por lo que es más que recomendable hacer reuniones de forma semanal o bien mensual, para conseguir llevar un seguimiento adecuado del ritmo de trabajo de la empresa.
Hoy en el blog de Apen queremos darte algunos consejos para que puedas organizar reuniones lo más productivas posibles:
- Nombrar a un organizador o speaker; Es importante que alguien se ocupe de organizar y moderar la reunión, para estructurar el funcionamiento de la misma y poder ir nombrando los temas que van a tratarse, desde el orden y el respeto. Esta persona será la encargada de dirigir la conversación hacia los objetivos que se han marcado previamente.
- Dejar constancia de lo que ocurre en la reunión: Es muy importante dejar constancia, por escrito, de todo lo que pase en la reunión para que después quede todo claro y especificado tal cuál se ha acordado, evitando malinterpretaciones.
- No hacer reuniones masivas: Las reuniones con todo el equipo deben ser para cosas importantes en la empresa, que afecten a todo el personal. Pero cuando se trata de un asunto específico de un departamento o algunas personas, no es recomendable hacerlo extensivo a todo el mundo. Es importante focalizar la atención donde sea necesario, sin crear rumores y dar más información de la cuenta a personas que no están implicadas en ese tema.
- El propósito debe estar por encima del tiempo: El objetivo de la reunión no debe ser el tiempo, sino el motivo por el cual se ha producido dicha reunión. No es obligatorio estar en una sala durante una hora, si lo que quieres decir puedes resumirlo en 15 minutos; al igual que si necesitas más tiempo para explicar un tema importante, debes alargarlo lo que sea necesario para que quede perfectamente entendido por ambas partes.
- Preparar bien la reunión: Todos los asistentes deben estar informados de la reunión unos días antes, en los que deben prepararse la reunión reuniendo papeles, archivos y todo lo que necesiten para poder hacer su aportación de una forma profesional.
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