¿QUÉ ES MICROSOFT ACCESS?

Microsoft Access es una herramienta de administración de información para almacenar información que se puede utilizar como referencia, para informes o análisis. Con Microsoft Access será más sencillo el analizar grandes cantidades de información y administrar datos, por lo que es una opción más eficiente que Microsoft Excel u otras aplicaciones de hojas de cálculo.

Generalmente, la duda viene al cuestionar si Microsoft Access es una mejor opción que Excel.

Microsoft Excel es fácil de entender, solo se deben establecer los nombres de columnas, ingresar sus datos y crear las fórmulas. Como hoja de cálculo, es una herramienta excelente para mantener y calcular pequeños conjuntos de información. Se pueden ordenar, filtrar y formatear los datos de forma rápida y sencilla.

Sin embargo, las hojas de cálculo no son ideales para manejar cientos de registros. Es muy fácil introducir errores en una hoja de cálculo, lo que hace que el análisis, la suma y la generación de informes sean muy difíciles.

Ante esto, el valor que puede proporcionar cualquier base de datos es almacenar información relacionada en un solo lugar y luego permitirle conectar varias cosas diferentes (llamadas «entidades» en el lenguaje de la base de datos). Con esto estará almacenando una versión para disponer en un caso determinado, como un cliente o un pedido.

Al usar bases de datos se presentan menos errores e inconsistencias, se mantiene una versión para el rastreo que puede ser presentada en casos particulares y que minimiza la posibilidad de valores inconsistentes. Además, al poder trabajar más de una persona en la base de datos se aumenta la productividad, ya que solo necesitará un cambio en un solo registro y este se verá reflejado en toda la base de datos.

A esto se suma que las bases de datos brindan más seguridad y control, al brindar una ubicación central para almacenar, proteger y controlar sus datos. En Microsoft Access se incluye la capacidad de cifrar y proteger con contraseña los archivos de la base de datos.

Quizás uno de los puntos más fuertes de esta opción es que al ser una fuente única en un formato estandarizado, se puede tener una mejor perspectiva y tomar mejores decisiones al analizar la base de datos, añadiendo tendencias históricas y filtro de las consultas más importantes.

Microsoft Access funciona de la misma manera que cualquier base de datos, almacenando información relacionada en conjunto y permitiéndole crear conexiones (comúnmente llamadas relaciones) entre diferentes cosas. Las relaciones entre dos cosas diferentes en Microsoft Access pueden ser muy simples (como un contacto en un cliente y el cliente mismo) o complejas.

Los datos se almacenan en tablas de Microsoft Access, que son como mini hojas de cálculo que guardan solo un tipo de cosas. Una tabla puede tener muchos campos, como las columnas en su hoja de cálculo. Cada campo de una tabla se puede configurar para permitir o evitar que los usuarios ingresen a cierta información.